Rechnungen an die Stadt: Stadt Herbolzheim

Aufgrund der ERechVOBW und der EU-Richtlinie 2014/55 sind Städte und Gemeinden verpflichtet, alle eingehenden Rechnungen digital zu verarbeiten. Die Stadt Herbozheim hat diesen Auftrag konsequent umgesetzt, indem sie den Rechnungseingang zentralisiert und digitalisiert. Dadurch werden Eingangsrechnungen nahezu vollständig automatisiert verarbeitet und mit minimalen manuellen Eingriffen an die zuständigen Fachstellen weitergeleitet.

Die E-Rechnung ist weit mehr als ein digital eingescanntes PDF-Dokument. Sie liegt als strukturierter, maschinenlesbarer XML-Datensatz vor – der nationale Standard hierfür ist die XRechnung; alternativ ist auch das ZUGFeRD 2.2.0-Format möglich. Dieser strukturierte Aufbau erlaubt es, alle relevanten Rechnungsdaten automatisch auszulesen und direkt in IT-Systeme und ERP-Lösungen zu integrieren. Dadurch werden nicht nur Eingabefehler minimiert, sondern auch die Bearbeitungszeiten deutlich verkürzt.

Service-BW: Elektronische Rechnungen können der Stadt Herbolzheim unter Angabe der Leitweg-ID über das service-bw Portal des Landes-Baden-Württemberg zugestellt werden.

Die Leitweg-ID der Stadt Herbolzheim lautet: Leitweg-ID: 08316017-A7297-67

Upload: Sie können die Rechnung überRechnungseingang - Serviceportal Baden-Württemberg hochladen. Die hochgeladene Rechnungsdatei muss grundsätzlich dem Datenaustauschstandard XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung entsprechen sowie die Vorgaben der E-Rechnungsverordnung Baden-Württemberg (ERechVOBW) und der Nutzungsbestimmungen für Rechnungssteller des Zentralen Rechnungseingangs Baden-Württemberg erfüllen. Anstatt des Datenaustauschstandards XRechnung kann auch ein anderer Datenaustauschstandard verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) entspricht.

Per Email: Schicken Sie eine Mail ohne Nachrichteninhalt und mit Ihrer Rechnungsdatei als einzigen Anhang an: rechnung@service-bw.bwl.de. Sie erhalten grundsätzlich eine automatisch generierte Mail zum Rechnungsstatus. Weitere Hinweise finden Sie in der Handreichung für den Rechnungsversand per E-Mail

Obwohl der Fokus auf strukturierten XML-Rechnungen liegt, ist der Eingang von PDF-Rechnungen weiterhin möglich. Dafür haben wir die zentrale E-Mail-Adresse rechnungen(@)stadt-herbolzheim.de

Bitte beachten Sie die folgenden Anforderungen:

• Einzelanhang pro E-Mail: Jede E-Mail muss genau einen PDF-Anhang enthalten. Mehrere Anhänge oder E-Mails ohne Anhang werden automatisch abgelehnt.
• Max.Dateigröße: 20 MB
• Eine Rechnung pro E-Mail: Jede Rechnung ist in einer separaten E-Mail einzureichen.
• Integrierte Begleitdokumente: Leistungsnachweise und andere begleitende Dokumente müssen in das PDF integriert werden, wobei das Rechnungsbild immer an erster Stelle stehen sollte.
• E-Mail-Text: Wichtige Informationen und Angaben gehören nicht in den E-Mail-Text, sondern in den Dateianhang, da diese nicht bearbeitet werden.
• Vollständige Pflichtangaben: Alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben, insbesondere für den uneingeschränkten Vorsteuerabzug gemäß § 14 Abs. 4 und § 14a UStG, müssen in der Datei vorhanden sein.
• Keine Kennwortsicherung: Passwörter oder andere Schutzmechanismen für die Datei sind nicht zulässig.
• Das Postfach rechnungen(@)stadt-herbolzheim.de ist für Rechnungen.
  Zahlungserinnerungen, Mahnungen, Kundeninformationen oder sonstige Geschäftsschreiben dürfen nicht an das zentrale E-Mail-Postfach gesendet werden.
• Bitte senden Sie Rechnungen nur einmalig an das E-Mail-Postfach. Durchschriften an personalisierte Postfächer oder zusätzliche Papierrechnungen sind zu unterbinden.

Für eine medienbruchfreie und automatisierte Verarbeitung ist die korrekte Rechnungsadressierung besonders wichtig.

Bitte adressieren Sie Ihre Rechnungen wie folgt:

Stadt Herbolzheim
Rechnungsstelle – XXXX    (Beispiel: Rechnungsstelle – 3601)
Kita Fliederweg
Hauptstr. 26
79336 Herbolzheim

Rechnungen an die Eigenbetriebe adressieren Sie bitte wie folgt:

Eigenbetrieb Wasserwerk
Rechnungsstelle - 9000
Hauptstr. 26
79336 Herbolzheim

Eigenbetrieb Abwasserbeseitigung
Rechnungsstelle - 7000
Hauptstr. 26
79336 Herbolzheim

Bitte fügen Sie für das Kursivgedruckte je nach Amt oder Dienststelle folgendes ein: